El punto de partida
Los equipos gestionaban alquileres, proveedores, incidencias y liquidaciones a propietarios. Algunos contratos requerían una intervención frecuente; otros, muy poca. El importe total cobrado a inquilinos y pagado a propietarios circulaba por la administración, pero no era ingreso propio de la gestora.
La dirección veía el crecimiento de la cartera y el resultado global. Le faltaba una comparación sencilla entre honorarios, tareas realizadas y costes asignables a cada tipo de contrato.
La decisión
Se establecieron cuentas separadas para los honorarios de la gestora y los fondos administrados por cuenta de terceros. Sobre los honorarios se calculó el margen por cartera, incorporando la dedicación de administración, atención e incidencias. La revisión sirvió para actualizar contratos cuyo alcance real había cambiado con los años.
Qué hicimos
- 01
Separar el negocio propio de los fondos gestionados
Se conciliaron cobros, pagos y saldos de terceros con las liquidaciones a propietarios. El cuadro mensual distinguió dinero administrado, honorarios devengados y caja disponible para la empresa.
- 02
Medir la dedicación de cada cartera
Los equipos registraron las tareas que más tiempo consumían: altas, incidencias, seguimiento de impagos y coordinación de proveedores. No se buscó medir cada minuto, sino identificar los contratos cuyo precio ya no reflejaba el servicio prestado.
- 03
Revisar contratos y procesos
La dirección actualizó honorarios en las renovaciones que lo permitían y definió qué servicios estaban incluidos. Algunas tareas repetitivas se agruparon; otras se asignaron al equipo con la especialidad adecuada. El resultado por cartera se revisó cada mes.
El resultado
El margen operativo pasó del 7 % al 11 % en 12 meses. La mejora llegó de conocer el ingreso propio de cada cartera, ajustar contratos con más carga de trabajo y reducir tareas duplicadas. La empresa mantuvo separado el dinero de propietarios del efectivo con el que podía financiar su actividad.
El volumen de fondos administrados siguió siendo útil para controlar la operación, pero dejó de presentarse como medida de facturación o rentabilidad de la gestora.
La diferencia entre volumen gestionado e ingreso propio ayuda a entender dónde se esconde el margen en una pyme.
- Honorarios de referencia
- 6,6 M€ en 2024
- Plantilla de referencia
- 52 personas
- Margen operativo
- 7 %
- Fondos de terceros
- Separados de los ingresos propios
Servicio
Si tu empresa gestiona dinero de clientes y necesita distinguir actividad de rentabilidad, conoce la dirección financiera externa. Solicita un diagnóstico para revisar cómo se mide el resultado.
