El punto de partida
La agencia tenía cuotas mensuales y proyectos cerrados a precio fijo. Los clientes pedían nuevas versiones, piezas y reuniones que el equipo atendía sin revisar el presupuesto.
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Cobrar los cambios que quedaban fuera del contrato
Una agencia hacía revisiones fuera de contrato sin cobrarlas. Definió alcance y aprobaciones: las horas no facturables bajaron del 24 % al 13 % en cuatro meses.
Ejemplo ilustrativo: el escenario y las cifras son ficticios y sirven para explicar cómo se aborda este tipo de decisión. No corresponde a un expediente de Sanbla.
Antes de entrar en detalle.
La decisión
Se revisaron los contratos antes de ampliar el equipo. La empresa decidió definir entregables, número de revisiones y un proceso sencillo para aprobar cambios de alcance con precio y fecha.
El resultado
En cuatro meses, las horas de ampliaciones no facturadas bajaron al 13 % del total registrado. 000 € adicionales por cambios aceptados, sin contar propuestas que el cliente rechazó.
El punto de partida
La agencia tenía cuotas mensuales y proyectos cerrados a precio fijo. Los clientes pedían nuevas versiones, piezas y reuniones que el equipo atendía sin revisar el presupuesto. La carga crecía, pero las facturas no cambiaban.
Las horas dedicadas a ampliaciones no cobradas suponían el 24 % de las horas de servicio registradas. La dirección pensaba contratar dos personas para resolver la acumulación.
La decisión
Se revisaron los contratos antes de ampliar el equipo. La empresa decidió definir entregables, número de revisiones y un proceso sencillo para aprobar cambios de alcance con precio y fecha.
Qué se hizo
Separar el trabajo añadido
Se clasificaron las horas por proyecto y motivo. Las revisiones por error propio se mantuvieron a cargo de la agencia y se distinguieron de nuevas peticiones del cliente.
Actualizar los acuerdos
Las renovaciones incorporaron un alcance explícito. En los contratos vigentes, los cambios se pactaron con cada cliente sin imponer cobros retroactivos.
Aprobar antes de trabajar
El responsable del proyecto confirmó por escrito el nuevo trabajo y su coste. El equipo dejó de iniciar ampliaciones sin esa aceptación.
El resultado
Qué cambió después.
En cuatro meses, las horas de ampliaciones no facturadas bajaron al 13 % del total registrado. La agencia facturó 18.000 € adicionales por cambios aceptados, sin contar propuestas que el cliente rechazó.
No todas las ampliaciones se convirtieron en ventas. Parte del trabajo dejó de hacerse y la contratación se limitó a una persona vinculada a carga recurrente confirmada.
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